Пока я жил и работал в Томске основным средством коммуникации по работе была ICQ. Почта использовалась очень ограничено и я не предавал ей большого значения. Свой почтовый ящик в Gmail я завел в 6 декабря 2006 года. К середине 2012 года, накопилось всего порядка 1500 писем. При этом письма были свалены в одну кучу.

Существовало ровно одно правило, я должен прочитать все письма, и ответить на те, на которые должен ответить. Надо признать, что делал я эту работу крайне неудовлетворительно.

Все изменилось с моим переездом в Москву, начнем с того, что за год жизни в Москве, число писем в ящике дошло до более чем 8000. При этом я не успевал ответить на все письма, мало того если письмо служило постановкой задачи, то я оставлял его не прочитанным как знак того, что задачу надо выполнить. В итоге у меня в ящике всегда висело большое число непрочитанных писем, которые отягощали мое рабочее состояние.

Мало того, в таком хаосе было сложно искать нужные мне письма. Конечно, поисковая строка Gmail позволяет делать достаточно много интересных вещей, например, делать различные выборки среди ваших писем.

is:read is:starred from:Bill

Выбрать все прочитанные письма от Bill помеченные звездочкой. Но проблема была в том, что я частенько не знал, что ищу. Или не мог вспомнить деталь письма, которая определяла бы то, что я ищу.

В итоге мне надо было как-то структурировать свои входящие. И я создал структуру меток для сортировки писем.

Я создал большое дерево ярлыков, однако это не позволило решить проблему, новые письма хоть и помечались нужными ярлыками, но делалось это не эффективно, так как письма у меня оставались задачами и они оставались не прочитанными до выполнения задачи. При этом я не смог заставить себя отсортировать все накопленные письма и в итоге непрочитанные письма продолжали накапливаться во входящих и терялись в общем объеме.

В конце концов, неудовлетворенность перешла точку кипения и я потратил целый день и расчистил свой ящик от накопившихся писем. Удалил более 1600 писем, остальные был размечены ярлыками и архивированы. В итоге мой ящик превратился в удобный инструмент работы.

Осталось решить вопрос с письмом как задачей. В итоге я нашел расширение для Gmail — todoist.com. Которое позволяет легко превращать письма в задачи.

В итоге теперь очень легко привязывать письма к задачам. И можно легко расчищать входящие от писем по ярлыкам.